La facturacion electronica se ha vuelto un sistema practicamente imprescindible en caso cuentes con una empresa o estes en el proceso de tener una. Por lo general, para evitar lios con la regulacion fiscal se exige que cuentes con un sistema de este estilo y asi poder estar seguro de que cumplas con las normas y resguardes tus datos empresariales.
En caso no tengas ni idea de que es todo este que te estamos escribiendo, aca en este articulo te daremos toda la informacion necesaria para que puedas empezar en este mundo.
¿Que es un sistema de facturacion electronica?
El llamado sistema de facturación es un software regido en una plataforma que te permitira gestionar la emisión, control y almacenamiento de facturas de tu empresa de forma rapida. Hace que puedas automatizar muchos procesos tales como la creación de facturas, la garantia en el cumplimiento de normativas fiscales y facilita el seguimiento de las transacciones económicas entre tu empresa y tus clientes.
Para Peru, adoptar alguno de los sistemas de facturacion que ofrece el mercado es una obligacion debido a las reglas establecidas por la SUNAT. Existen sistemas que la propia SUNAT recomienda para esto. Recuerda que el 100% de los contribuyentes están obligados a emitir y recibir facturas en formato electrónico, gracias a los esfuerzos de la administración tributaria.
Elementos de un Sistema de Facturacion
Para que tus facturas electronicas tenga toda la validez posible tienen que tener presentes los siguientes elementos detallados a continuacion:
- Numeracion de la factura: Es un dato clave para determinar la gestión de un negocio. Las facturas deben tener un número identificativo, para esto, es también recomendable crear series correlativas. De esta forma, será más fácil identificar grupos o conjuntos concretos en los registros.
- Fecha de Emision de Facturas: Se refiere al momento en que el proveedor emite el documento con toda la informacion de la operacion resultante.
- Datos de la Identificacion Fiscal: Las facturas incluyen la informacion fiscal para identificar a quien emite la factura (esto puede variar si depende de si es autonomo o alguna empresa) Pero por lo general incluye: Nombre completo del autónomo o nombre fiscal de la empresa, Numero de Identificacion Fiscal, Codigo Postal, Poblacion, Telefono de Contacto, Correo Electronico, etc.
- Concepto: Hay que indicar detalladamente todos los servicios y productos que se den en la factura enunciada. Se incluira un texto para describir los detalles del producto o servicio que se está facturando, la cantidad exacta de esta, cuál es la base imponible y los descuentos que se puedan aplicar.
- Base Imponible: La base imponible es el importe de la factura sin contar impuestos ni descuentos, es decir, incluye todos los cargos pertinentes. Toda transacción económica estará sujeta en algún momento al IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) y otras retenciones y el importe de la base imponible servirá para calcularlos correctamente.
Ventajas de tener un Sistema de Facturacion Electronica
Contar con uno de estos sistemas y usarlos correctamente te permite tener una amplia gama de ventajas frente a otras compañias que no las tengan aun. Entre estas tenemos:
- Los sistemas de facturación electrónica garantizan que las facturas cumplan con los requisitos legales y fiscales establecidos por las autoridades tributarias, evitando multas o sanciones.
- Permite un ahorro economico al ya no usar papel para impresion de facturas o incluso el almacenamiento de este.
- Genera, envía y recibe facturas de manera rápida y automática, reduciendo tiempos y errores humanos. Los clientes recibiran sus facturas al instante.
- Hace un seguimiento de las facturas emitidas, cobradas y pendientes de pago, lo que permite una mejor gestión del flujo de caja.
- Los sistemas de facturación electrónica se integran con herramientas de contabilidad, lo que facilita la conciliación de cuentas y reportes financieros.
- Las facturas electrónicas se almacenan en la nube o en servidores seguros, reduciendo el riesgo de extravío o deterioro.
- Toda su informacion puede consultarse desde cualquier dispositivo con acceso a internet.
Eleccion de un Sistema de Facturacion
En el mercado tenemos varios sistemas de facturacion para todos los gustos, desde algunos mas simples hasta los mas complejos. Por lo que la eleccion de esta es sujeta a varias variables, principalmente del tamaño de tu empresa y el volumen de facturaciones que tengas en esta.
Aca te presentamos algunos aspectos necesarios a la hora de tomar en cuenta tu sistema de facturacion:
- Para evitar problemas, es necesario ver que el software este integrado a la red de la SUNAT y este actualizado con las leyes que rigen el pais. Tu software tiene que estar detallado como Proveedor de Servicios Electrónicos (PSE) u Operador de Servicios Electrónicos (OSE) por la Sunat.
- Que cuente con la capacidad para procesar comprobantes electronicos, facturas, boletas de venta, pagos por tarjeta de credito y debito, etc.
- Te da funcionalidades tales como crear un catalogo de tu stock y servicios que ofrezcas, permite un control de ventas y generar reportes en formato Excel.
- El software resultante te ofrece medidas de seguridad fuertes para proteger la informacion confidencial de tu empresa y los clientes que tengas a disposicion mediante certificaciones internacionales como ISO/IEC 27001.
- Cuenta con respaldos automaticos y almacenamiento suficiente para la prevencion de perdida de informacion.
- El interfaz que te ofrecen es intuitivo y sencillo de aprender para todo el equipo que tenga que utilizarlo. Ademas, el proveedor tendra que dar actualizaciones constantes
- Te ofrecen distintos planes para abarcar tu bolsillo, incluso hay aquellos que te empiezan con un plan gratuito y asi escalar dependiendo de las necesidades de tu empresa.
